Новини

Всього : Фотографія :

КНУ імені Тараса Шевченка почав упроваджувати систему електронного документообігу, що впорядковує, спрощує і пришвидшує ділові процеси та комунікацію, а також зводить до мінімуму непродуктивні витрати часу на рутинні процеси. Це дозволяє не лише суттєво зменшити трудові витрати на опрацювання документів, а й зробити значний внесок у розвиток безпаперової комунікаційної складової, що нині є глобальною світовою тенденцією. Окремої актуальності в сучасному світі, який долає пандемію, набуває можливість вирішувати питання дистанційно. Про особливості та етапи цього важливого і складного процесу говоримо з першим проректором Володимиром Ільченком.

Які завдання має вирішити в Університеті запровадження системи насамперед?

Суспільство стає все більше відкритим, й електроні комунікації, які його пронизують, відіграють набагато більшу роль, ніж це було, скажімо, п’ять років тому. Їхня роль у сьогоднішньому конкурентному середовищі постійно зростає. У світі відбувається вже IV технологічна революція, змінюються економічні устрої розвитку суспільства. Електронний документообіг – це елемент переходу до більш високого технологічного порядку, який, зокрема, забезпечує значний прогрес у діловодстві та комунікації. Потреба у впровадженні його в Університеті давно назріла, адже на якісно новий рівень вийдуть процеси адміністрування навчання та науки – головних для Університету напрямів. Відбудеться інвентаризація всіх документів та оптимізуються всі виробничі процеси. Поліпшиться робота відділу кадрів, бухгалтерії, студмістечка, гуртожитків, тобто організація та забезпечення життєдіяльності потужного організму Університету. Менше часу займатиме пошук документів, розміщених у загальній бібліотеці, доступ до яких може регулюватися.

Чи задумувалися в Університеті про розробку власного програмного продукту, який ідеально підходив би потребам саме КНУ?

Без сумніву, Університет може розробляти власні програмні продукти, але в тому, щоб створювати саме таке програмне забезпечення немає потреби й доцільності, і мова навіть не про витрати часу чи ресурсів. Хто би за нього не брався, це не стане новітньою науковою розробкою – лише інженерною, де не буде принципово нових наукових ідей. Відповідний ринок уже сформований, має своїх лідерів, а разом із тим і відповідні стандарти, встановлені на державному рівні. Займатися знову «винаходами велосипедів» немає жодного сенсу. У цьому питанні варто прислухатися і звертатися до професіоналів. До прикладу, ремонт у власній квартирі ми можемо частково виконувати самотужки, але більшість важливих процесів сьогодні ми прагнемо доручити фахівцям, які зроблять це краще, ніж аматори, отже на високому професійному рівні.

Слід також враховувати, що ми глибоко інтегровані у відносини з державними органами, тому маємо використовувати сумісні або приблизно однакові програмні продукти, які відповідають державним стандартам у сфері документообігу, можуть гнучко реагувати на зміни у законодавстві та розвитку технологій. Супровід таких програм – досить затратне завдання, особливо у випадку, якби це була власна розробка. Тоді як апгрейд продукту, який має багато користувачів, вигідніший, бо витрати розробника розподіляються між усіма.

Тож не варто навіть сумніватися, що обирати найкращий для себе варіант серед готових рішень – це правильний шлях. Інакше виглядало би як на параді, коли всі крокують з лівої ноги, а ти один – із правої.

Які критерії висувались до вибору програмного продукту і чий досвід було враховано?

У виборі постачальника системи електронного документообігу (СЕД) Університет орієнтувався на вітчизняних виробників, які мають багаторічний досвід впровадження СЕД у державних органах. До уваги не бралися рішення, що не мали впровадження на державному рівні. Ми вивчили ринок і добре розуміємо, що документообіг у бізнес-структурах суттєво відрізняється від аналогічних систем у державних органах. Приватні компанії використовують переважно продукти, в основі яких – хмарні рішення, наприклад SAP та Microsoft.

Які конкурентні переваги продемонструвала компанія, обрана для втілення СЕД в Університеті?

У процесі відкритих закупівель розглянуто пропозиції трьох українських компаній: ТОВ «МАСТЕР:СТРІМ», ТОВ «ІНТЕЛ-ОФІС» та ПрАТ «Центр комп’ютерних технологій «ІнфоПлюс». Саме система електронного документообігу АСКОД від компанії «ІнфоПлюс» виявилася найбільш конкурентною, як така, що відповідала усім потрібним критеріям. Вона на ринку вже 25 років і побудована на платформі Oracle, що є системою управління базами даних. Тому дає можливість динамічно змінювати обсяги даних, з якими необхідно працювати. Окрема перевага цієї системи – можливість працювати з електронними цифровими підписами багатьох авторизованих центрів сертифікації ключів.

Дуже важливо, що система АСКОД інтегрована з системою електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).

А такі державні органи як Офіс Президента України, Секретаріат Кабінету Міністрів України, Національний банк України, низка міністерств і державних підприємств теж використовують у своєму документообігу систему АСКОД.

Зауважу, що компанія «ІнфоПлюс» має сертифікат відповідності міжнародному стандарту ISO/IEC 27001:2013. А її система АСКОД має експертний висновок Держспецзв’язку України, який засвідчує, що програмне забезпечення відповідає вимогам нормативних документів із технічного захисту інформації з рівнем гарантій Г- 3.

Як буде впроваджуватись нова система?

Впровадження СЕД у великих структурах зазвичай займає доволі тривалий період – рік-півтора. Рівень відповідальності при переході на новий інструментарій адміністративного спілкування та управління доволі високий. Ми підрахували, що в усіх підрозділах Університету є понад дві тисячі адміністративних одиниць, які мають бути об’єднані однією системою. Тому потрібен чіткий алгоритм руху документів, бо ми маємо справу з колосальним обсягом інформації. Цією системою буде користуватися багато співробітників, яких спочатку потрібно буде навчити це робити.

На перших етапах впровадження маємо створити відповідний матеріальний інструментарій, встановити відповідні технічні засоби і підготувати фахівців різного рівня, які зможуть ними правильно користуватися. Спершу за допомогою фірми-виробника маємо навчити своїх університетських адміністраторів, надалі вони навчатимуть своїх підлеглих на спрощених прикладах, поступово поглиблюючи ступінь впровадження. І кожен новий рівень тренерів навчатиме наступних. Тут є елементи ієрархічності прав користувачів, як і в багатьох інших інформаційних системах.

Насамперед, охоплення електронним документообігом потребують відділ діловодства та архіву, відділ кадрів, Центр комунікацій, відділ матеріально-технічного забезпечення та укладання договорів, ІОЦ, адміністрація і підрозділи ректорату, в яких уже є готова модель діловодства і чітко формалізована траєкторія руху документів, тобто відпрацьовані алгоритми обробки інформації. Спочатку навчимося правильно експлуатувати програмний продукт, а далі будемо масштабувати процес його впровадження. Щоб відповідати вимогам часу, ми всі маємо встигати навчатися і розвиватися разом із технологіями. Для цього кожен із нас має докладати певних зусиль – від керівників найвищого рівня до виконавців найнижчого.

Електронний документообіг – це як нервова система людини. Якоюсь мірою працює аналогія – чим міцніші нерви, тим краще здоров’я. Все це разом створить відповідний нематеріальний актив, який буде мати дуже високу цінність. Адже Університет – це інтелектуальне середовище, тому і система електронного документообігу, як стрижень системи управління має бути високоінтелектуальною.

Центр комунікацій